Varför dokumentera vid in- och utflyttning?
Tvister vid utflyttning kokar nästan alltid ner till dokumentation. Enligt hyreslagen, jordabalken 12 kap. 24 §, ska hyresgästen vårda lägenheten och ersätta skador som uppkommit genom vållande, medan normalt slitage är hyresvärdens sak. Vem som ska betala för en repa i parketten avgörs alltså av om repan fanns vid inflyttningen, och det vet man bara om någon skrev ner det. Ett digitalt protokoll med datumstämplade foton och versionshistorik gör den diskussionen kort.
Vad ett inflyttningsprotokoll ska innehålla
- Objekt, lägenhetsnummer, hyresgäst, datum och närvarande.
- Rum för rum: golv, väggar, tak, snickerier, fönster, inredning och vitvaror.
- Status per yta: bra, mindre slitage, skada, med foto på varje avvikelse.
- Nycklar, mätarställningar och utrustning som följer med lägenheten.
- Signatur från hyresvärd och hyresgäst, eller notering om att hyresgästen fått protokollet.
Utflyttning: jämförelse och bedömning
Vid utflyttning går du igenom samma punkter och jämför mot inflyttningsprotokollet. Nya skador bedöms som normalt slitage eller debiterbart, med hänsyn till hyrestidens längd och ytskiktens ålder. Kostnadsunderlaget per punkt blir tydligt för hyresgästen, och protokollet är underlaget om ärendet går vidare till hyresnämnden.
Synads flöde
- Välj mallen Hyreskontroll — inflyttning eller utflyttning.
- Gå rum för rum och sätt status per yta. Fotografera avvikelser; bilden kopplas automatiskt till rätt punkt.
- Vid utflyttning visas inflyttningsprotokollets noteringar bredvid, punkt för punkt.
- Låt hyresgästen signera i mobilen eller dela protokollet som länk eller PDF.
- Protokollet arkiveras med versionshistorik och kan exporteras när som helst.
För bostadsbolag med många lägenheter delar hela teamet samma mall i Team- och Business-planerna, så att protokollen ser likadana ut oavsett vem som gjorde besiktningen.
Vanliga frågor
Är hyresvärden skyldig att göra en inflyttningsbesiktning? Hyreslagen (jordabalken 12 kap.) kräver inte uttryckligen ett protokoll, men hyresgästen svarar enligt 24 § för skador som uppkommit genom eget vållande, inte för normalt slitage. Utan ett protokoll från inflyttningen är det svårt att visa vilka skador som fanns redan då, så i praktiken är det hyresvärden som förlorar på att hoppa över det.
Vad räknas som normalt slitage? Förslitning som följer av normal användning under hyrestiden, till exempel mindre märken på golv, spikhål efter tavlor eller blekta tapeter. Gränsen beror på hyrestidens längd och ytskiktens ålder. Hål i dörrar, brännmärken och skador från husdjur räknas normalt inte som slitage.
Måste hyresgästen skriva under protokollet? Nej, men det stärker protokollets värde. I Synad kan hyresgästen signera i mobilen vid besiktningen eller få en länk och ta del av protokollet i efterhand. Både datum och eventuella kommentarer sparas.
Hur länge ska protokollen sparas? Minst så länge en tvist om lägenheten kan uppstå, i praktiken hela hyrestiden och ett par år därefter. Protokollen innehåller personuppgifter, så de ska också gallras när de inte längre behövs; Synad har rutiner för radering och export.